Jak zvýším doručitelnost svých e-mailů zasílaných z pracovního Gmailu?
“Já se omlouvám, ale mně do e-mailu nic nepřišlo.”
Asi souhlasíte, že každý z nás patrně tuhle větu už někdy slyšel a hledáním zatoulaného e-mailu strávil s člověkem na druhém konci drátu nějakou tu dobu. Po neúspěšných pokusech to raději vzdáte, e-mail pošlete znovu a doufáte, že dorazí. Otázkou je, co dělat, když se vám tyto situace začínají dít až podezřele často. Kde hledat chybu? A jak v takovém případě reagovat? A jak zajistit, aby se to už neopakovalo a problém se vyřešil? Pojďme se na problematiku podívat a zjistit, jak k doručitelnosti vašich e-mailů pomůže klíč DKIM.
Cesta e-mailu není zcela bez překážek
Spousta z nás je navíc patrně zvyklá, že práce s Google nástroji je jednoduchá a nevyžaduje složité nastavování. Jako laikovi se může zdát, že e-maily posílané ze schránky Gmailu se přece nemají kam ztratit. Jejich trasa je jasná a rovná, bez složitých zatáček a oklik. Zvlášť, pokud jde o poštu odesílanou opět do další Gmailové schránky, že? Kam se pak takový e-mail může ztratit? Není v žádné ze záložek, není třeba ani ve spamu nebo koši. V tomto okamžiku máme tendence protistranu nařknout ze lhaní a hraní si na neviňátko - beztak ten lotr e-mail viděl, zapomněl na něj a teď to na mě hraje!
Příjemce o vašem e-mailu skutečně nemusí vědět
Pojďme si ujasnit, v čem se vaše e-mailové schránky opravdu liší. Zatímco vy pracujete ve firmě využívající nástroje Google Workspace a vaše e-mailová adresa je ve formátu j.prijmeni@firma.cz, příjemce má patrně e-mail na jiné doméně nebo na některém z free účtů, jako je Gmail.com nebo seznam.cz. Není to ale samotný příjemce, kdo rozhoduje o tom, zda je pro něj váš e-mail dostatečně důležitý a zda mu věnuje pozornost.
K tomu mu slouží samotný e-mailový klient, který k vyhodnocení používá propracované nástroje. Tyto nástroje váš e-mail před branami jeho schránky odchytnou a na základě dostupných dat v hlavičce vašeho mailu jej prošetří. Jako jeden z ukazatelů, zda jde o podvodnou nebo podvrženou zprávu, hodnotí doménu, ze které váš e-mail přichází. Možná pro ně právě doména firma.cz vypadá nedůvěryhodně, a tak ho dovnitř ani nepustí.
Jak tedy zvýším důvěryhodnost své domény?
Klíčem k vyšší doručitelnosti e-mailů je klíč DKIM. Jde o veřejný klíč, kterým bude každý váš e-mail v hlavicče už od této doby podepsaný. Klíč DKIM pro své e-mailové adresy můžete vygenerovat jen tehdy, pokud jste ve vaší organizaci superadministrátorem. Pak stačí postupovat podle návodu (ENG) a v administrátorské konzoli provést několik kroků. Nebo zvolte mnohem jednodušší řešení: Kontaktujte nás prostřednictvím formuláře a my vám DKIM nastavíme.
Mít jen tento klíč ale nestačí. Nyní ho musíte zveřejnit v DNS záznamech své domény firma.cz, aby ho měli všichni roboti, kteří procházejí příchozí e-maily, k dispozici. S tím vám pomůže administrátor vaší domény - pokud ním nejste vy, pak se ve své organizaci obraťte na IT oddělení. Někteří čeští poskytovatelé webhostingu mají k dispozici velmi přehledné návody, jak nový DNS záznam do domény zapsat a rádi vám s implementací pomůžou.
Způsobů, jak se snaží e-mailové servery předcházet nevyžádaným nebo podvodným e-mailům, je ale mnohem víc a jejich technologie se rozvíjí stejně tak rychle, jako se vyvíjí praktiky podvodníků. Další z možností, jak zvýšit doručitelnost a důvěryhodnost vašich e-mailů, je SPF záznam, o kterém si můžete přečíst v článku Zvyšte důvěryhodnost své domény - Jak nastavit správně SPF záznam?
